Xóa nhanh các định dạng về font

Để trả lại nhanh về thuộc tính văn bản mặc định ban đầu bạn có thể áp dụng chiêu thức sau: Bấm Ctrl + A để chọn hết toàn bộ đoạn văn bản hoặc tô chọn những đoạn cần thực hiện, rồi bấm tổ hợp phímCrtl + SpaceBar ngay lập tức đoạn văn bản bạn vừa chọn sẽ được trả về chữ bình thường cho những chỗ in nghiêng, in đậm.

Đối với những đoạn chữ to, nhỏ thì chúng sẽ được trả về lại đúng kích thước mặc định của văn bản, thực hiện theo phương thức này bạn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong việc định dạng nhanh các files văn bản.

Tự động chèn ngày, giờ vào văn bản

Trong văn bản của mình nếu bạn muốn thể hiện chi tiết ngày giờ hiện hành vào tài liệu văn bản thì hãy nhấn con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn sau đó truy xuất vào menu Insert > Date and Time. Tại đây bạn hãy chọn một kiểu chèn trong vùng Available Formats sau đó nhấn nút OK để chèn chúng vào vị trí mà bạn đã chọn

Tự động lưu lại dữ liệu khi đang soạn thảo

Nếu bạn làm việc trong môi trường không an toàn vì điện áp thì hiện tượng treo máy hoặc tự khởi động lại đột ngột là điều khó có thể tránh khỏi, để an toàn hơn cho công việc soạn thảo văn bản của mình bạn nên thiết lập thời gian tự động “lưu trữ” dữ liệu với cách thực hiện như sau:

Bạn hãy nhấn vào menu Tool > Options, tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Save rồi nhấn dấu chọn trước tuỳ mục Save AutoRecover info every sau đó thiết lập một thời gian mà bạn muốn Word tự động “backup” lại dữ liệu của mình (theo mặc định là 10 phút) sau đó bấm OK để chấp nhận việc thay đổi này

Giấu một đoạn văn bản

Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn hãy truy xuất vào menu Tool > Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks. Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.

Chữ việt trong Microsoft Word bị nhảy cách khi bỏ dấu

Bạn chỉ cần vào Tools > Options >Edit. Tại thẻ Edit, bạn bỏ dấu chọn ở mục  Use smart copy and paste, sau đó click OK. Lỗi cách chữ khó chịu sẽ lập tức biến mất

Tự in phím tắt trong MS Word

1. Vào Tools\Macro\Macro… (Hoặc dùng phím Alt+F8) 
Xuất hiện hộp thoại Macro:

2. Chọn Word Commands trong Macro in bạn sẽ có hộp thoại Macros:

3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro name 

4. Chọn nút Run hoặc Step Into 
Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phím tắt

5. Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt (có thể sử dụng) trong List Commands
Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt phím tắt (bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word 

6. Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trong chương trình Microsoft Word:

Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả các phím tắt cần dùng trong MS Word. Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnh sửa các phím tắt này cho thuận tiện trong việc sử dụng

Đổ màu nền cho văn bản.

1. Vào Format \ Background

2. Lựa chọn màu sổ ra, hoặc vào More Colors… và Fill Effects… để mở rộng thêm nhiều loại màu muốn chọn. 
Sau khi chọn màu nền xong, file văn bản sẽ chuyển sang chế độ hiển thị là Web Layout:

3. Nếu muốn trở lại chế độ hiển thị file bình thường (không có màu nền): Vào View\Print Layout

Tạo dòng dấu chấm (……………) nhanh bằng Tabs

1. Vào Format\Tabs…

2. Xuất hiện hộp thoại Tabs:

• Tab stop position: Độ dài tính từ đầu dòng của tab đến vị trí điểm cuối dòng.
• Default tab stops: Chế độ mặc định của tab (thường là 1,27cm).
• Alignment: Căn lề dòng tab.
• • Left: Lề trái.
  • Center: Giữa dòng.
  • Right: Lề phải.
• Leader: Lựa chọn kiểu đường tab (………, ____, ---)
• Nút Set: Thiết lập

3. Kích vào nút OK để hoàn thành việc tạo tabs. 
Trong cùng 1 dòng có thể tạo được nhiều tab khác nhau.

* Nếu muốn bỏ đường Tab:

1. Tại hộp thoại Tabs, chọn loại đường tab ở Tab stop position 
2. Chọn nút Clear: Xóa 1 tab đã chọn 
3. Chọn nút Clear All: Xóa toàn bộ các đường tab. 
4. Chọn nút OK để hoàn thành.

In văn bản trong MS Word

Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau.

Trong trường hợp tài liệu của bạn có rất nhiều trang văn bản và bạn muốn in 2 trang văn bản vào 2 mặt tờ giấy. Khi đóng gáy tài liệu thành quyển thì lề của cả quyển sẽ không bị to nhỏ lệch nhau. Lấy ví dụ trang văn bản đặt lề là: 
     - Top: 1.5 cm 
     - Bottom: 1.5 cm 
     - Left: 2.5 cm 
     - Right: 1.5 cm

1. Vào File / Page Setup…

2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Hãy đánh dấu þ Mirror margins – Đặt lề cho trang chẵn, trang lẻ ngược nhau. (Nó không khác gì khi bạn goi gương.)

3. Kết quả là trang văn bản của bạn sẽ có lề như sau:

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy.

1. Vào File / Page Setup…

2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy đánh dấu lựa chọn þ 2 pages per sheet – In 2 trang trên cùng 1 sheet.

3. Sau đó bạn in bình thường.

4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt dọc:

Với cách làm này thực chất vẫn chưa đem lại lợi ích gì cho bạn.

In 2 trang văn bản trên cùng một mặt giấy (quay ngang & áp dụng cho Office 2003)

1. Vào File / Page Setup…

2. Xuất hiện hộp thoại Page Setup, chọn thẻ Margins:

Bạn hãy lựa chọn Book fold

3. Sau đó bạn in bình thường. 
4. Kết quả in sẽ gộp 2 trang trên màn hình word vào 1 mặt giấy đặt ngang (Bạn có thể đóng thành sách vì ở giữa 2 trang có khoảng cách làm chỗ đóng gáy sách):

In nhiều trang văn bản trên cùng một mặt giấy.

1. Bạn vẫn soạn thảo văn bản bình thường,

2. Vào File / Print (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + P): Bắt đầu in tài liệu

3. Xuất hiện hộp thoại Print:

Trong hộp thoại này, bạn cần chọn ở mục Pages per sheet – In n trang vào cùng một mặt giấy (n =1, 2, 4, 6, 8, 16 trang). Trên hình minh họa là: In 4 trang trên cùng 1 mặt giấy.

4. Kết quả bạn sẽ in được nhiều trang trên cùng 1 tờ giấy như sau:

Với cách làm này bạn có thể in được tối đa 16 trang văn bản trên cùng 1 mặt giấy và tất nhiên kích thước chữ sẽ bị nhỏ lại.

Tạo tiêu đề trang (Header) và chân trang (Footer)

1. Vào View \ Header and Footer

=> Xuất hiện thanh công cụ Header and Footer

2. Nhập nội dung tiêu đề trang & chân trang. Chi tiết chức năng về thanh công cụ Header và Footer như sau:

Insert Auto text: Chèn nội dung tự động

- - PAGE - : - Chèn số trang – 
- Author, Page #, Date: Chèn tên máy tính, số trang, ngày tháng năm (lấy theo ngày hiển thị trên máy tính).
- Confidential, Page#, Date: Chèn Confidential, số trang, ngày tháng năm.
- Created by: Hiển thị “Created by: tên máy tính”
- Created on: Hiển thị “Created on: ngày, tháng, năm, giờ” (ngày thiết lập máy tính)
- Filename: Tên file
- Filename and path: Đường dẫn của file và tên file
- Last Printed: Hiển thị “Last printed ngày, tháng, năm, giờ”. (ngày thiết lập máy in)
- Last saved by: Hiển thị “Last saved by tên đặt khi cài windows”,
- Page x of y: Trang thứ x trên tổng số y trang của file.

 - Chèn số trang

 - Chèn tổng số trang của file

 - Tự đánh số trang bắt đầu tùy thích.

 - Chèn ngày, tháng, năm (tính theo ngày hiện tại trên máy tính)

 - Chèn giờ hiện tại trên máy tính

 - Định dạng lại kích thước header & footer và lề trang

 - Ẩn / hiện nội dung file khi tạo nội dung header & footer

 - Same as previous: Hiển thị nội dung header & footer giống file trước

 - Di chuyển giữa Header với  Footer

 - Quay lên trang trước trang hiện tại

 - Hiển thị trang sau trang hiện tại

 - Thiết lập một số tính năng khác cho thanh công cụ Header and Footer.

Trường hợp muốn có đường gạch ngang cùng với nội dung Header & Footer, bạn hãy dùng thanh vẽ của MS Word là Drawing như bình thường, vẽ một đường ngang ở vị trí phù hợp.

Close: Thoát khỏi màn hình tạo header & footer. Sau khi tạo xong nội dung header & footer bạn có thể kích đúp chuột ra màn hình nội dung trang để thoát.

* Trường hợp bạn muốn nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau:

1. Vào File \ Page Setup

=> Xuất hiện hộp thoại Page Setup \ chọn thẻ Layout:

2. Tại mục Headers and Footers:

þ Different odd and even: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ khác nhau.
þ Different first page: Lựa chọn việc nhập nội dung Header & Footer trang đầu tiên của file khác với mọi trang.

3. Sau đó bạn nhập lại nội dung Header & Footer của trang chẵn, trang lẻ riêng

Tìm Kiếm và Thay Thế từ trong văn bản Word

Muốn tìm kiếm chữ, từ ngữ trong file

Vào Edit \ Find… (Ctrl + F)

ð       Xuất hiện hộp thoại Find and Replace

1. Nhập từ cần tìm kiếm vào ô box (ví dụ từ “tìm kiếm”)
2. Chọn nút Find Next (hoặc ấn phím enter): Nếu trong nội dung file văn bản có từ “tìm kiếm” cứ mỗi lần enter sẽ hiển thị cho bạn kết quả đúng từ “tìm kiếm” được bôi đen, sau khi tìm kiếm hết trong cả file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word”

4.      Nếu từ tìm kiếm không có trong nội dung file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word. Không tìm thấy một đối tượng nào”.

Muốn thay thế từ ngữ trong nội dung file văn bản

1. Vào Edit \ Replace… (Ctrl + H)
   
   ð       Xuất hiện hộp thoại Find and Replace
   
   

1. Nhập từ ngữ cần tìm để thay thế ở ô Find what
   Nhập từ ngữ sẽ thay thế ở ô Replace with
2. Chọn Replece để tìm và thay thế từng từ
   Chọn Replace All để thay thế trong toàn bộ nội dung văn bản
   Chọn Find Next chỉ để tìm từ
3. Sau khi tìm kiếm và thay thế hết trong cả file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word”

1. Nếu từ tìm kiếm để thay thế không có trong nội dung file sẽ xuất hiện thông báo “Đã hoàn thành việc tìm kiếm trong file word. Không tìm thấy một đối tượng nào”.

1. Chú ý: Trong quá trình thay thế từ ngữ nếu bạn thay thế toàn bộ nội dung văn bản bằng nútReplace All thì bạn cần chắc chắn rằng từ ngữ đó trong toàn bộ văn bản sẽ được thay bằng từ ngữ mới

Chèn chú thích vào văn bản Word

Chèn chú thích với Office 2000

Đối với người dùng MS Office 2000 thì chú thích (Comment) sẽ không có ô Comment xuất hiện bên lề phải của trang và khi in ra thì không xuất hiện màu nền.

1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích

2. Vào Insert / Comment

3. Bạn sẽ thấy màu nền của từ ngữ bôi đen sẽ có màu vàng và panel xuất hiện ở phía dưới màn hình có tên Comments From . Hãy chèn nội dung chú thích vào phần Comments From này

- Có thể click vào biểu tượng   để chèn đoạn âm thanh.

- Click vào nút Close để đóng Comments From lại.

4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì màu nền của từ ngữ được chèn sẽ có màu vàng và khi di chuyển chuột đến sẽ xuất hiện nội dung chú thích. Với phần màu vàng làm màu nền cho từ ngữ chú thích khi in ra giấy sẽ không xuất hiện.

Chèn chú thích với Office 2003

Đối với người dùng MS Office 2003 thì chú thích (Comment) được chèn sẽ xuất hiện cả màu nền và ô Comment khi in ra giấy.

1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích

2. Vào Insert / Comment

3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải màn hình văn bản:

- Hãy nhập nội dung vào ô Comment

4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó.

Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy vẫn sẽ xuất hiện.

Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)

1. Vào Insert \ Picture \ Clip Art…

2. Trên màn hình xuất hiện panel Clip Art bên phải, bạn có thể tìm ảnh bằng những ô Search. Hoặc tìm ảnh tại:

- Organize clips…: Mở cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và trong máy tính. (Bạn hãy chọn phần này)
- Clip art on Office Online: Mở phần ảnh của bộ Office trên trang web của Microsoft với điều kiện máy tính có nối mạng Internet, 

3. Chèn ảnh: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và trong máy tính - Cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize:

* Tại hộp thoại Add clip to Organizer: Thêm mới vào cấu trúc ảnh.

Bạn có thể thêm vào cấu trúc những file hình ảnh, âm thanh, và phim ảnh trên ổ cứng hoặc thư mục nào đó.

- Nút Now: Thêm ngay bây giờ

Clip Organizer đang tổng hợp lại toàn bộ file dữ liệu ảnh

Clip Organizer đã thêm từ khoá vào các để bạn có thể tìm kiếm chúng vào lần sử dụng sau bằng cách search từ khoá.

- Nút Later: Thêm sau

- Nút Options… Bạn hãy đợi quét đĩa trong chốc lát

Hiển thị các thư mục ảnh trong máy tính thành catalog

* Tại cửa sổ Microsoft Clip Organizer:

Sau khi thêm xong trên danh sách My collections thuộc vùng Collection list sẽ hiển thị toàn thư mục ảnh được tìm thấy trong máy tính của bạn:

-  Tìm ảnh muốn chèn tại Collection List: Liệt kê danh sách thư mục chứa ảnh của:

My collections: Tổng hợp toàn bộ thư mục ảnh tìm thấy trong máy tính.
Office collections: Danh mục ảnh có sẵn trong bộ Office.
Web collections: Danh mục ảnh từ các trang web

Khi click vào thư mục nào thì toàn bộ ảnh trong thư mục đó sẽ hiển thị vùng bên phải. Di chuyển chuột vào mỗi ảnh để xem tên ảnh, kích thước ảnh và định dạng ảnh.

- Click chuột vào thanh cuộn trên mỗi ảnh hoặc click chuột phải vào ảnh để xuất hiện menu xử lý ảnh:

+ Copy: Sao chép ảnh. Hãy copy ảnh và ra màn hình MS Word chọn Paste để chèn ảnh vào nội dung file văn bản.
+ Paste: Dán ảnh.
+ Delete from “ ”: Xóa thư mục ảnh.
+ Delete from Clip Organizer: Xóa toàn bộ ảnh trong thư mục.
+ Copy to Collection…: Sao chép ảnh từ các thư mục ảnh:

+ Move to Collection…: Di chuyển ảnh giữa các thư mục ảnh

+ Edit keywords…: Thay đổi, bổ sung thuộc tính của ảnh.

+ Find Similar Style: Tìm kiếm kiểu ảnh tương tự
+ Preview/Properties: Xem thuộc tính ảnh

Chức năng Tracks Change, Comments trong Microsoft Word -

Bật và tắt chế độ Tracks Change 

Cách 1: Để kích hoạt chế độ Track Change, vào menu Tools --> Track Changes 
Cách 2: Click vào biểu tượng Track Change trên thanh toolbar Reviewing (Nếu bạn không thấy xuất hiện thanh công cụ Toolbar thì có thể làm nó xuất hiện bằng cách chọn menu View --> Toolbar --> Reviewing) 

Khi chế độ Tracks Change được kích hoạt thì biểu tượng TRK trên thanh trạng thái sẽ chuyển từ chế độ mờ sang đậm 

Nhờ có chế độ Tracks Change mà ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, những chữ bị xóa hay được định dạng lại sẽ xuất hiện trong một vòng chú thích phía ngoài lề, nhìn giống như cách chúng ta thường dùng bút để sửa văn bản trên trang giấy viết hàng ngày. 

Ở trạng thái quan sát Normal hay Outline, những chữ đã bị xóa xuất hiện ngay trong văn bản với đường gạch chân phía dưới, không nằm trong vòng chú thích và những thay đổi sẽ tác động trực tiếp lên văn bản. 

Chèn lời bình vào văn bản
Cách 1: Chọn menu Insert --> Comment 

Cách 2: Trên thanh công cụ Reviewing, click biểu tượng Insert 

Ở trạng thái Print Layout, Web Layout và Reading Layout, bạn sẽ quan sát thấy định dạng như sau:

Sử dụng các nút trên thanh công cụ Reviewing để xác nhận hay hủy bỏ quá trình Track changes và để xóa các Comments (câu bình luận).

1.Click vào Previous để xem lại các thao tác diễn ra trước đó. 
2.Click vào Next để xem các thao tác diễn ra sau đó cho đến thao tác sau cùng. 
3.Click vào Accept Change để xác nhận quá trình soát lỗi. 
4.Click vào Reject Change/Delete Comment để hủy bỏ quá trình soát lỗi và xóa phần bình luận. 

Định dạng Track changes trông sẽ khác nhau ở những chế độ nhìn khác nhau (Print Layout, Normal,Web layout, Reading layout, Outline). Khi đã sử dụng quen chế độ Track changes thì bạn sẽ tìm ra được dạng nào thì thích hợp nhất với bạn. 

Ở chế độ quan sát Print Layout, các dòng văn bản được xoá, các lời chú giải và cả định dạng văn bản nữa được hiển thị trong các ô ghi chú phía bên lề của văn bản. Cũng xuất hiện tương tự như chế độPrint Layout là chế độ quan sát Web Layout và dạng Reading Layout. 

Tuy nhiên, ở dạng Normal và Outline thì không có bất kì ô ghi chú nào cả. Dòng văn bản được xoá được thể hiện trong văn bản với một đường kẻ trên nó, và lời chú giải được thể hiện ở phía dưới cùng của văn bản trong phần Reviewing.

Ngoài ra, ở tất cả các định dạng, dòng văn bản được chèn vào được thể hiện với những đường gạch chân và bôi màu riêng, và những đường kẻ đứng xuất hiện phía bên lề trái để chỉ rõ nơi sự sửa đổi vừa được thực hiện. 

Các chế độ hiển thị của ô ghi chú (Balloons)
Bạn có thể thay đổi các chế độ hiển thị của Balloons bằng cách chọn menu Show nằm trên thanh công cụ Reviewing và thay đổi các chế độ.

+ Always: Luôn luôn xuất hiện ô ghi chú trong quá trình thao tác văn bản 
+ Never: Không muốn xuất hiện ô ghi chú trong suốt quá trình thao tác văn bản 
+ Only for Comments/Formatting: Xuất hiện ô ghi chú đối với những lời chú giải và thao tác thay đổi trong văn bản, còn những dòng văn bản bị xóa đi sẽ hiển thị với đường kẻ gạch ngang qua.

Những phần bị xóa, phần chú giải hay những thay đổi định dạng sẽ xuất hiện trong các ô ghi chú (balloons) ở các chế độ quan sát: Print Layout, Web Layout và Reading Layout. Ngoài ra, bạn có nhiều sự lựa chọn về việc thể hiện sự chèn, xoá bỏ và thay đổi định dạng trong phần "Tracks changes and Comment" với những kiểu chữ, font chữ, định dạng chữ khác nhau, không bắt buộc phải theo chế độ mặc định của Microsoft. Truy cập vào menu Show, chọn Options để có những sự lựa chọn riêng của bạn.

Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản Word

1. Vào Insert \ Date and Time…

2. Xuất hiện hộp thoại Date and Time:

• Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị
• Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…)
• þ Update automatically: Tự động cập nhật
• Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định

3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file.

Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản Word

1. Vào Insert \ AutoText:

2. Lựa chọn nội dung muốn chèn

Tìm file nhanh với Folder View

Tuy nhiên, khi cần mở hay lưu một file trong máy có nhiều account hoặc nếu bạn đã thiết lập quá nhiều nơi để chứa file, bạn có thể gặp rắc rối vì khó xác định được nhanh chóng nơi cần tìm đến. Folder View có thể giúp bạn trong việc này.

Chương trình cho phép bạn định sẵn đường link đến những thư mục cố định. Bạn có thể tải chương trình tại: http://wcarchive.cdrom.com/pub/simtelnet/win95/filemngr/Folder_View_2_1_Setup.exe  

Sau khi cài đặt, bạn vào Start > Run, gõ Control. Trong màn hình Control Panel, bạn vào View > Toolbars, gõ chọn Folder View (hình 1). Sau đó dưới thanh Address sẽ xuất hiện một thanh tác vụ của Folder View mang các thư mục mà bạn đã thiết lập để chứa file của mình.

Từ đó, mỗi khi bạn cần mở một file, bạn không cần phải nhọc công lần tìm qua từng đường link một mà chỉ cần đưa chuột lên thanh tác vụ của Folder View, chọn đúng thư mục và click chuột là có thể tìm được cái mình cần (hình 2).

Khi bạn muốn lưu một file vào một thư mục định trước, bạn chọn lệnh Save As. Trong cửa sổ mới bạn sẽ thấy các thư mục mà bạn đã lập ra để chứa file. Chỉ cần chọn chính xác thư mục là file của bạn sẽ đến đúng nơi bạn muốn (xem hình 3).

Nếu muốn di chuyển một file có sẵn đến một thư mục nào đó, bạn chỉ cần click chuột phải vào nó, chọn Copy to hoặc Move to và theo đường dẫn để di chuyển đến địa chỉ bạn muốn.

Còn nếu muốn thêm một thư mục mới vào thanh tác vụ của Folder View, bạn chỉ cần click chuột trái vào nó và “lôi” vào Folder View.

Vẽ sơ đồ tổ chức trong MS Office

Bạn có thể vẽ một sơ đồ bằng chức năng Drawing có sẵn, tuy nhiên, sẽ nhanh chóng hơn nhiều nếu chúng ta sử dụng chức năng Organization Chart (sơ đồ tổ chức) của MS Office hỗ trợ sẵn (Nếu máy tính của bạn chưa cài chức năng này thì dùng đĩa đã cài office trên máy bạn để thêm vào).

Đầu tiên, bạn vào InsertPictureOrganization Chart. Khi đó, bạn sẽ có một sơ đồ gồm một ô và 3 nhánh nhỏ bên dưới. Đồng thời, thanh công cụ hỗ trợ cũng sẽ hiện lên để bạn thuận tiện cho việc hiệu chỉnh sơ đồ.

Trên thanh cụ bao gồm các nút: Insert Shape để thêm vào các nhánh nhỏ, nhánh ngang cấp, nhánh con, nhánh rẽ; nút Layout dùng để hiệu chỉnh hình dáng các nhánh rẽ và các ô nội dung; nút select dùng để lựa chọn các nhánh; nút Autoformat dùng để lựa chọn các kiểu định dạng chuẩn có sẵn cho sơ đồ: màu sắc, đường nét sơ đồ...; nút Text Wrapping dùng hiệu chỉnh vị trí của sơ đồ so với nội dung của các dòng chữ: ẩn bên dưới, hiện bên trên, cùng hàng...

Tất cả các nút đều có hình minh họa rất cụ thể, sinh động. Ngoài những mẫu chuẩn có sẵn, bạn có thể điều chỉnh nhanh màu sắc (colors), độ lớn (sizes), đường viền (Lines)... của các đường nối, các ô sơ đồ, bằng cách click phải chuột vào đối tượng cần điều chỉnh và chọn Format AutoShape.

Ở chế độ mặc định ban đầu, các dòng chữ nằm theo chiều ngang, bạn muốn nó nằm theo chiều đứng (do số lượng các nhánh nhiều) thì bạn làm như sau: Click chuột vào ô muốn điều chỉnh, vào FormatText Direction và lựa chọn chiều quay của dòng chữ theo ý muốn của mình. 

Xem nhanh nội dung văn bản Word

Tùy biến thao tác copy và cut

Nếu là người hay thực hiện công việc sao chép và di chuyển dữ liệu, chắc chắn, bạn không thể cảm thấy hài lòng với 2 lệnh Copy và Cut mặc định của Windows.

Thủ thuật này sẽ giúp bạn thêm vào menu ngữ cảnh của tập tin và thư mục 2 lệnh mới là Copy To Folder... và Move To Folder... Lệnh Copy To Folder... tương tự như thao tác Copy/Paste, còn lệnh Move To Folder... tương tự như thao tác Cut/Paste. Điểm khác biệt của 2 lệnh mới này là bạn có thể chọn ngay nơi muốn sao chép hay di chuyển dữ liệu mà không cần phải mở hết thư mục này đến thư mục khác.

Để bắt đầu, bạn hãy sử dụng trình Notepad (StartProgramsAccessories) và nhập vào đoạn text dưới đây: Sau khi nhập xong, bạn lưu lại tập tin này theo dạng REG bằng cách vào menu File/Save. Lưu ý là khi đặt tên, bạn phải nhập luôn cả phần mở rộng, ví dụ như themlenh.reg chẳng hạn.

Bây giờ, bạn chỉ cần bấm đúp chuột lên tập tin REG vừa tạo là đã có thể sử dụng 2 lệnh mới này rồi đó.

Một Số Mẹo Trong Word

-Vô hiệu hóa cửa sổ Task Pane trong Word XP

Cửa sổ Task Pane luôn xuất hiện ở cạnh phải màn hình soạn thảo mỗi khi bạn Word, điều này sẽ làm diện tích của màn hình soạn thảo bị hẹp lại. Để vô hiệu hóa cửa sổ Task Pane, bạn hãy bỏ chọn mục Show at startup ở ngay phía dưới cửa sổ này. Nếu muốn cho nó xuất hiện trở lại, bạn vào menu Tool-Options. Chọn thẻ View trong cửa sổ vừa hiện ra, trong phần Show, click chọn mục Startup Task Pane. Khởi động lại Word, cửa sổ Task Pane sẽ xuất hiện trở lại.

Thực hiện tương tự với Excel, Access, Power Point, Front Page.

- Dùng giao diện toolbars Office 97 trong Office 2000/XP

Khi sử dụng Office 2000 hoặc Office XP, bạn muốn giao diện của các thanh Toolbox, thanh Menu vẫn giống như Office 97 do sự thân thuộc và dễ sử dụng của nó. Để thực hiện ước muốn "hoài cổ" đó, bạn làm như sau:

 Word 2000: Chọn menu Tool-Custom. Trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ Option và đánh dấu chọn ở dòng Show Standard and Formatting toolbars on two rows và dòng Always show full menus.

Thực hiện tương tự với Excel, Access, Power Point, Front Page.

- Tạo chữ "chớp nháy" trong Word 97/2000/XPKhi soạn thảo văn bản, với những từ, những đoạn cần được nhấn mạnh hoặc để gây ấn tượng bạn có thể tạo cho chúng hiệu ứng của dãy đèn màu chớp tắt liên tục, chạy đuổi nhau, hoặc khi ẩn khi hiện. Thực hiện như sau: Quét chọn những từ, đoạn văn bản càng gây ấn tượng. Chọn thẻ Text Effects (thẻ Animation đối với Word 97), trong khung Animations bạn thay giá trị bằng một giá trị khác trong danh sách liệt kê bằng cách bấm chuột.

Khắc Phục Lỗi Thừa Khoảng Cách Sau Khi Cut/Paste Trong Word

•  Nếu bạn dùng font Unicode (Arial, Times New Roman...) cho việc soạn thảo văn bản của mình thì sẽ rất khó chịu vì những khoảng cách "không mời mà đến", cứ tự động thêm vào giữa các chữ cái (ví dụ: Công nghệ thông tin Việt Nam). Lỗi này chỉ xảy ra khi trước đó bạn có dùng chức năng Copy/Paste một đoạn văn bản trong Word. Có thể giải quyết sự phiền toái này một cách rất đơn giản như sau:

•  Trong Word, vào menu Tools > Options. Trong cửa sổ Options, bạn bấm chuột vào thểEdit rồi bỏ dấu chọn ở dòng Use smart cut and paste, rồi bấm OK là xong.

•  Một lỗi khác cũng liên quan tới việc dùng font Unicode khi soạn thảo văn bản là mấtClipboard - bộ nhớ vùng đệm. Khi bạn Copy một đoạn văn bản hoặc một đối tượng nào đó từ bất cứ chương trình nào vào Clipboard để Paste vào Word, nhưng nếu trước khi Pastebạn có gõ thêm một từ có dấu nào đó thì nội dung trong Clipboard mất tiêu! Sở dĩ có hiện tượng này là vì bộ gõ tiếng Việt đang dùng đã sử dụng Clipboard để xử lý dấu chữ Việt Unicode. Để khắc phục lỗi này bạn nên chuyển sang dùng bộ gõ Unikey (Dowload tạihttp://unikey.sourceforge.net). Sau khi chạy chương trình này, bạn sẽ thấy một biểu tượng chữ V (hoặc E) màu đỏ trên khay hệ thống, bấm chuột phải lên biểu tượng này và chọnConfiguration (Bảng điều khiển). Bấm chuột vào nút Expand, bỏ dấu chọn ở dòng Use Clipboard for Unicode.

Thiết Kế Tư Liệu

Thiết kế giống như đi dự tiệc một mình. Lúc đầu có thể còn ngần ngại, nhưng dần dần bạn sẽ quen và thích thú. Có sự khác biệt giữa người thiết kế chuyên nghiệp và người thực hành được bản vẽ đẹp. Tạo một tư liệu đẹp trong Microsoft Word đòi hỏi phải chú ý đôi chút.

•  Hãy thử nghiệm

Bàn về vấn đề thiết kế tư liệu (Document design) có thể hơi mạo muội, đâu phải ai cũng có thể thiết kế. MỘt nhà thiết kế chuyên nghiệp thường hình dung trước kết quả trong đầu, bạn có thể dùng khả năng của Microsofr Office để thử nghiệm cho đến khi có được một văn bản có sức cuốn hút và hiệu quả. Chỉ trong vài giây, bạn có thể thực hiện những thay đổi mong muốn. Đừng bao giờ chấp nhận ngay bản in đầu tiên. Hãy tìm cách thử từ 5 đến 6 lần. Sau khi in xong, trải các văn bản ra trước mắt và chọn bản tốt nhất. Đó có thể không phải là bản đầu tiên, cũng không nhất thiết là bản cuối cùng.

•  Ba câu hỏi

Dù bạn thiết kế một bản tin, trang quảng cáo, hay bài báo, bao giờ cũng nên bắt đầu với bút và giấy trong tay (không phải trên máy tính). Hãy trả lời 3 câu hỏi sau một cách thận trọng, kỹ càng:

•  Bạn đang nói với ai? Điều này nghĩa là bạn phải quan tâm đến cá tính và sở thích của người đọc. Hãy nghĩ về một người mà bạn quen biết có đặc tính của đối tượng đang hướng tới. Lúc nào cũng hình dung người đó trong suốt quá trình thiết kế.

•  Bạn định nói về vấn đề gì? Nắm vững và tập trung vào chủ đề.

•  Hệ thống của bạn có những hạn chế nào? Từ "hệ thống" ở đây bao hàm máy tính, máy in, người thao tác, thậm chí cả giấy và mực in. Bạn có bao nhiêu thời gian? Có những tài nguyên (resources) gì? Máy tính của bạn có thể thích hợp nhất với máy in của bạn? hãy quan tâm đến mọi khía cạnh của tiến trình, từ đầu cho tới cuối.

•  Nội dung văn bản (body text).

Đây là văn bản chứa nội dung chính cần đọc, rất quan trọng vì nó mang tải thông tin mà người đọc cần. Phải biết chọn Font với kích cỡ lớn một chút. Chuyên gia kỹ thuật cần Font thực dụng hơn. Tuy nhiên có những ngọai lệ, mặt kiểu chữ Serif thường dễ đọc hơn kiểu sansreif. Hãy nhìn vào từ illinois, lưu ý đến 3 chữ cái đầu tiên, bạn có thể thấy là Font serif để đọc hơn. Serif là đoạn gạch chân ở đầu cuối các nét chính của ký tự. Các ký tự có gạch chân dễ nhận dạng hơn, nhất là trong trường hợp văn bản dài. Microsoft Word cho phép chọn ít nhất một trong các kiểu Times (một lọai serif) và Arial (sans-serif). Kích cỡ cũng đóng vai trò quan trọng. Ở đây không có quy tắc nào cả, tùy thuộc vào font cụ thể. Nói chung, văn bản chính (body text) nên có cỡ chữ từ 9 đến 12 điểm.

Chọn được Font và kích thước Font rồi, tiếp theo cần quan tâm đến khoảng cách giữa các dòng chữ in ra (leading), đo giữa 2 dòng liên tiếp (base line) theo số điểm (point). Một điểm bằng 1/72 inch. Bạn đặt leading trong Word tại hộp thọai Formal / Paragraph. Hãy dùng chức năng Exactly (chính xác) và gõ khoảng cách giữa các dòng và cỡ chữ luôn phải cân đối nhau. Quy tắc chung là dùng leading bằng 120% cỡ chữ. Lại trở về với lời khuyên trước đó: hãy thử nghiệm, ví dụ thử kích thước font bằng 11 với leading bằng 13.

Đừng để cho các cột (Column) rộng quá, khi đọc dễ mỏi mắt. Cũng không được hẹp quá, trong trường hợp lề phải không đều (ragged right edge). với Font và kích thước font đã chọn, hãy gõ các chữ cái thường với số lượng bằng 1,5 lần bộ chữ cái (từ a đến z cộng với t ừ a đến m). Đây chính là bề rộng cột lý tưởng nhất, nhưng với một số yêu cầu khác có thể vẫn hẹp, tuy nhiên tối đa không được vượt bề rộng 2,5 lần số lượng ký tự trong bộ chữ cái. Chú ý rằng, cột càng rộng thì leading càng phải lớn hơn.

Tách từ (hyphenation) cho nội dung văn bản là công việc cần làm. Word có lệnh Tools / Hypenation để làm việc này. Nếu bạn nhập văn bản từ một nguồn khác, nhớ chọn văn bản và thực hiện lệnh Hypenation trước khi có thể gọi công việc của mình là hoàn tất.

Tách từ và căn lề (justication) tác động lẫn nhau, những người xếp chữ thường gọi chung việc này là H&J.

•  Trình bày văn bản.

Chỉ một số có thể sử dụng quy tắc nội dung văn bản là có thể sử dụng được cho trình bày văn bản (display text). Chúng ta đã nói đến 2 kiểu chữ là Serif và sans-serif. Bạn có thể chọn Scripts (kiểu chữ hoa, trong đó có Sapf Chancery) họăc Black Letter (kiểu “Old English” mà Gutenberg dùng để in cuốn kinh thánh đầu tiên). Đừng bao giờ sử dụng hơn 2 kiểu chữ trên 1 trang, một trong số đó đã được dùng cho nội dung văn bản. Tuy nhiên, có lẽ chỉ nên dùng các kiểu chữ thụôc cùng một họ. Họ Times bao gồm Times, Times italic, Times Bold và Times Bold italic. Ví dụ, có thể dùng Times cho nội dung văn bản, Times Bold cho đầu đề, Times italic cho các tên cột, còn Times Bold italic cho các Sidebar (một mục nhỏ liên quan đến nội dung trong văn bản, trình bày xen kẽ trên trang in).

•  Đồ họa

Microsoft Office có công cụ đồ họa rất mạnh: WordArt và Microsoft Draw. Điều quan trọng là xác định được nhu cầu của người đọc về đồ họa. Các đối tượng lọai này sẽ gây ấn tượng hơn nếu ta nhóm chúng lại, tốt nhất theo số lẻ, vì một lẽ nào đó mắt người ưa số lẻ hơn số chẵn. Hãy chọn đồ họa có cùng một đặc tính. Đừng dùng lẫn lộn biểu đồ 3-D với biểu đồ 2-D. Nếu một biểu đồ có tiêu đề và viền thì các biểu đồ khác cũng phải theo như vậy.

Hãy in thử trên đúng thiết bị sẽ được thường xuyên sử dụng. Nên nắm vững chất lượng giấy và mưc in.

Lệnh Insert / Symbol của Word mở ra hộp thọai Symbol cho phép chọn những ký hiệu cần đưa vào tư liệu.

•  Khoảng Trống:

Vùng khoảng trống cũng có tác dụng nâng chất lượng trình bày tư liệu. Nếu không có đủ khoảng trống, người đọc dễ căng thẳng và mỏi mắt. Lề là một loại khoảng trống, cần thiết như bức tranh cần khung bao quanh. Tổng diện tích các lề chiếm khoảng 30-50% trang. Tư liệu chỉ gồm một tranh nên có lề sẽ gây ấn tượng hơn nếu gộp chung lại thành khối lớn thay vì trãi ra khắp nơi. Các vùng trống nhỏ bày ra cảm giác tù túng và khó chịu từ phía người đọc.

Phần Bổ Sung (Add-Ins)

Add-ins là những chương trình bổ sung cho Word được viết bằng ngôn ngữ C, các Add-ins làm việc tương tự như những lệnh hoặc chức năng chuyên dụng của người dùng. Bạn có thể đưa các lệnh Add-ins vào Toolbar hoặc Menu, hay gán chúng với những phím tắt (tương tự như với Macro).

Về mặt cấu trúc mà nói Add-ins được “đưa” vào Word ở mức Template. Add-ins cũng thay đổi Toolbar, lệnh trên menu và phím tắt giống Template. Bạn có thể mua hay tự viết các Add-ins cho riêng mình (những thí dụ điển hình về Add-ins như công cụ Fax, Mail của một số nhà sản xuất phần mềm tiện ích hỗ trợ thêm cho Word Excel v.v...). Add-ins chỉ có tác dụng một khi bạn còn ở trong Word. Nếu muốn một Add-in tự động nạp mỗi khi bạn vào Word, hãy lưu nó trong Folder Starup.

Word Wizard

Word Wizard là công cụ hữu ích giúp bạn tạo nhanh các văn bản, bởi vì Wizard thay bạn làm mọi thứ. Về mặt cấu trúc Wizad là các Template "đặc biệt”, bạn có thể nhận thấy chúng với phần mở rộng. Wiz, các Wizad đi kèm theo Word dùng chung một giao diện. Thành phần chính của Wizad là macro hoặc tổ hợp nhiều macro được lưu chung với Template. Và chính những macro này đã tự động hóa thao tác văn bản thay bạn.

Word cung cấp Wizad để giúp bạn tạo

Quản Lý Style, AutoText, Macro Và Toolbar

Chúng ta có thể tận dụng những ưu điểm của Style, Toolbar, Macro hay Autotext được tạo trong những Template khác. Nếu để ý bạn sẽ thấy nút Organizer mỗi khi mở các hộp thọai về Style, Toolbar, Macro hay Autotext Word. Hãy sử dụng chức năng này để copy những bạn muốn giữa các Template. Cũng có thể sử dụng Organizer để xóa, đổi tên Style, các đầu mục Autotext, Macro hay Toolbar .

Cấu Hình Trang Ngầm Định

Những thông số ngầm định của trang như lề, khổ giấy, biên v.v... và cũng tương tự như kiểu, chúng được lưu trong Template. Khi một văn bản mới được tạo nên chúng lấy những thông số này từ Template nền. Những thay đổi về cấu hình trang chỉ ảnh hưởng đến riêng văn bản và không tự động lưu vào Template tuy nhiên ta cũng có thể ghi chúng vào Template để sử dụng cho nhiều văn bản sau này. Để làm điều đó, hãy chọn default trong hộp thọai page setup.

Customer Toolbars, Menu Và Shortcut Keys

Bằng cách thay đổi sự sắp xếp của Toolbar, các Menu hoặc các phím tắt bạn có thể làm cho Word đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của mình (ví dụ thêm những lệnh thường xuyên sử dụng hay bỏ những lệnh ít dùng khỏi Toolbar, Menu).

Để thay đổi, bạn vào chọn mục Customize trong menu Tools. Sau đó có thể lưu chúng trong Normal Template, Template đang được mở để chỉnh sửa hay trong Template được kết nối với văn bản. Để những thay đổi này có tác dụng trong mọi văn bản lưu chúng trong Normal Template hay trong một Template sẽ được chuyển thành global .

Auto Correct

Các đầu mục của Autocorrect với phần văn bản đã được định dạng sẽ lưu trong Normal Template (khi mục Replace with formatted text trong hộp thọai Autocorrect được chọn). Còn tất cả phần đầu mục dưới dạng văn bản thường (Plain text) của Autocorrect được lưu trong Registry của windows 95.

Auto Text

Các đầu mục (entries) của Autotext được lưu trong Template. Để có thể sử dụng trong tòan bộ các văn bản của Word bạn hãy lưu chúng trong Normal họăc Global Tempalte. Nếu chỉ muốn cho các đầu mục đó có tác dụng trong văn bản hiện hành lưu chúng Template kết nối với văn bản hiện hành.

Để bổ sung hoặc chỉnh sửa các đầu mục AutoText bạn phải mở Template ở chế độ non-global (vì global Template không thể sửa đổi). Để làm điều này hãy mở Template trực tiếp qua mục Open trong menu File, chọn Document Template từ hộp thọai file of type họăc mở một văn bản mà Template kết nối đến (lưu ý không phải là văn bản mà Template được nạp vào). Để phân biệt một template được kết nối hay nạp vào văn bản, chọn mục template trong menu file. Những template có tên hiện trong hộp thọai Document Template chính là Template đựơc kết nối và những template có tên hiện trong hộp thọai b and add-ibs là những template được nạp, chúng chỉ có thể đọc.

Marco

Word lưu các macro trong Template. Khi người dùng tạo một macro mới nó được lưu ngầm định trong Normal Template và có tác dụng toàn cục (global). Ngòai ra, người dùng cũng có thể xác

(¯`°•. .•°´¯) (¯`°•..•°´¯) (¯`°•. .•°´¯) Click vào hình để về đầu trang .